集团型企业数字档案信息系统建设存在的问题和解决方法 1?? 多层组织的管理模式 一般的大型集团企业在集团母公司之下还有分、子公司以及各二、三级单位。由于公司档案管理体制的原因，各个公司之间以及集团公司的档案管理自成一体，档案信息资源的联合利用、信息共享十分不便。同时这种复杂、多层次的组织结构也为数字档案的整合也带来了极大的困难。
“××集团公司数字档案馆”通过用户的等级权限、组织单位以及每份档案自带的全宗编码三重标识来解决这个问题。所有的档案都带有一个全宗编码以明确此份档案的出处和对应公司（单位），用户的组织单位和用户的等级权限可以确定这个用户可以查阅档案的公司范围和权限范围。各个二级公司（单位）的档案管理员只能查看和管理自己本公司（单位）的档案资源，而集团公司的一级档案管理员可以查看和管理其权限范围之内包括各二级公司（单位）的档案资源。如果各二级档案管理员想查阅别的公司（单位）的档案信息，通过档案借阅提出借阅申请，然后由一级集团公司管理员省核同意后即可查看。这样就可以很好的解决多层次的集团公司和各级档案单位的档案信息共享和管理问题。
2?? 档案信息的安全性 数字档案信息的安全问题一直是档案数字化面临的较难解决的问题。随着互联网络的日益普及和档案数字化程度的逐渐加大，电子档案或者数字档案查阅者的身份判断以及如何对一些保密、敏感文件进行更为安全的存储成为了较为突出的问题。
“××集团公司数字档案馆”参照了国内外几个较为成功的档案管理软件同时结合目前网站管理较为领先的技术，通过几个方面的综合验证和限制来保证数字档案信息的安全。首先对档案管理用户的用户名和密码进行数据库加密，保证用户密码在数据库中的不可见性。其次，对登录的用户的计算机进行物理绑定，通过IP、MAC等计算机硬件的绑定保证一个用户只能在指定的计算机上进行登录和操作。即使档案管理用户的密码被窃取只要不在自己本机上登录都无法正常使用系 统。最后，对进入系统的文件以及合作数字化档案内容进行数字加密，通过数字加密技术保证每一份文档的安全。
通过上述的用户密码加密、计算机物理设备绑定、电子文档数字加密三种手段来综合验证，可以在最大程度上保证数字档案的安全和电子文件的安全。
3?? 与其他应用系统整合 档案管理发展到目前这个阶段，数字档案的管理范围已经不仅仅是局限于一个单一的档案管理系统。随着OA系统、企业ERP系统、企业MES系统、人力资源系统等各种企业管理所需要的应用系统的实施和使用。对企业档案的整理和收集已经上升到了另一个高度，包括上述各个系统的生产数据、管理数据以及各个系统所产生的文件的收集和整合。如何将目前各个系统与档案管理系统整合已经是一个必须面对和解决的问题。
“××集团公司数字档案馆”结合××本身的各个应用系统，通过和集团OA系统的整合，利用数据库层面的关联技术，将上级文件和公司所发的各文件直接传入数字档案系统，做到OA的发文和档案系统的收文的同步性，实现真正的文档一体化。通过和SAP系统的接口并入，实现各个财务报表以及企业的财务数据的集成。通过调用人力资源系统相关的接口实现人事档案的自动归集和管理。
4?? 海量数据的管理和检索 集团型企业通常会有一个较长的发展历史，在企业的发展的过程中积累了数百万条的档案目录和数十万的电子文档。如何对如此大的数据进行安全有效的管理和检索利用也是一个必须解决的问题。
“××集团公司数字档案馆”采用IBM小型机配合ORACLE数据库，这两者在安全和可靠性方面都属于世界领先，“××集团公司数字档案馆”在此基础上构建在数据的安全性和可靠性方面能够可以做到当前最好。在数据存储方面使用双机冗余存储，当一台服务器突然损坏时另外一台服务器可以马上顶替，保证了档案工作的正常和连续。在备份方面采用每日的磁带增量备份方式，能够在数据库损坏的第一时间将数据恢复。
在检索方面通过建立各种档案目录的索引和电子文档的全文索引的方式，利用ORACLE数据库的全文检索技术，突破了ORACLE数据库模糊检索较慢和全文检索无法实现的难题。实现百万数据的秒级检索，同时也实现了对WORD、PDF等各种格式的电子文档的全文检索，可以直接查询到电子文档中的内容，极大提高了电子档案的查询和利用的效率。
5?? 档案信息打印问题 数字档案信息的打印一直是档案信息化建设过程中较难解决的问题。打印的方式和打印软件选择的合适与否都会影响到最终的打印效率和效果。根据WEB打印的特点和××集团公司档案管理自身的实际情况，选择Seagate公司的Crystal Reporter（水晶报表）产品结合数字档案软件联合开发实现。
通过后台的配置和定义，可以支持企业所需要的一系列报表格式的打印，包括：案卷级条目 、文件级条目、科技档案条目、会计档案条目等，同时用户还可以灵活的对每一种进行不同格式的选择打印，主要有打印的条数、打印是否要有页码以及显示的具体内容都可以进行选择。通过这种形式可以极大的提高报表打印的灵活性和可操作性，较好的解决了数字档案WEB报表打印困难的问题。
6?? 电子借阅问题 以往档案都是以纸质或者照片等实物的形式进行保存。在多次反复的借阅过程中珍贵的档案资源无法避免的会受到一定程度的损坏，针对这种情况，在数字档案的建设过程中就提出了已电子借阅的形式来取代一部分的实体借阅，使档案的损坏降到最低。
在电子借阅的过程中主要面临几个难题：
?? 借阅人的身份较难确认 ?? 借阅的电子档案如何准确的传递到借阅人手中 ?? 借阅周期长短的确定 针对上面的几个难题，在“××集团公司数字档案馆”的设计过程中，采用了和单用户绑定计算机信息的技术来确认借阅人的身份的真实性。而且在借阅提出申请以后，由系统的档案管理人员来判断确定相应的档案的借阅周期，然后根据时间 情况批准借阅人需要的档案。得到批准后，借阅人的个人帐号中就会出现需要的电子文档供借阅人阅览。最后，当设定的借阅时间到期后，电子文档就会自动收回，整个借阅的过程结束。通过电子借阅的帮助，需要档案的使用者可以方便的通过自己的电脑查阅到需要的档案资源，同时大大的提高了档案管理人员的工作效率，也更为科学的保存了珍贵档案资源。
7?? 结束语 以上六点就是在特大型国有企业的数字档案建设过程中遇到的主要问题。通过对这些问题的研究和解决，极大的推动了××集团公司数字档案的建设速度和完成效果，较好的实现了档案数字化的预定目标，为数字档案信息化更进一步的发展打下了坚实的基础。