摘要：人事档案信息失真的原因表现在单位领导档案意识不强，档案管理人员不稳定；缺乏监督机制，人事干部监督力度不够；档案人员素质不高，业务水平差；社会法律治裁不严。其对策应该是：加大宣传力度，增强法制建设；从源头堵住人事档案信息失真；严把“四关”避免失真档案信息入档；提高档案工作人员素质，加快人事档案工作现代化建设。
关键词：人事档；案信息失真；原因及对策
[中图分类号]G275 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646（2012）3-0087-02
一、人事档案信息失真的主要表现形式
一是学生档案材料失真。学生时期形成的档案材料可以说是一个人最早形成的档案材料。这些材料集中反映了一个人在学习阶段的思想、特长爱好、实践技能和专业特点及家庭成员、社会关系等真实情况。按档案制度要求，这些材料不得伪造、涂改、隐瞒，由本人和组织如实填写。但是，学生档案材料造假时有发生，主要表现在学习成绩和学位等方面造假。把不及格或成绩差的课程改为及格和高分数；把“不授予学士学位”的“不”字刮掉，改为“授予学士学位”等。还有的毕业生档案袋中有重复的大学四年的各科成绩单，不仅各门课的成绩有悬殊，就连设置的课程也增加了门数，更荒唐的是重复的材料形成时间竟然在毕业时期的下一年。学生时期档案材料不真实，从而导致人事档案信息失真。
二是履历类档案信息失真。一个人的履历材料是人事档案信息的重要组成部分，是正确反映一个人德、能、勤、绩的主体。但在某些人的履历类档案信息中存在虚假不真实成分，如同一个人的档案中出现不同的出生年月、不同的参加工作时间。在重复出现的材料中，年龄越填越小，工龄越填越早，致使一个人的履历不尽一致，真假难辨。
三是鉴定、考核、考察材料失真。人事档案中鉴定考核考察材料内容空洞贫乏，往往是粗线条的、概括性的记录，从表面上看是对一个人做了充分肯定、高度评价，但实际上却没有如实地反映每一个人的工作实绩、业务能力、技术水平、思想表现，给人一种你好我好他也好，不管小生花旦都是一个脸谱的感觉，看不出每个人的个性特点，难以对每个人产生全面的主体印象。
四是学历证明、职称晋升材料失真。近几年来，通过电大、夜大、函大等学习形式取得学历的人越来越多，有些人乘机钻营，通过不正当手段获取学历材料塞入个人档案；另外，在职称晋升过程中，弄虚作假，以假乱真。
二、人事档案信息失真的原因分析
一是单位领导档案意识不强，档案管理人员不稳定。由于一部分领导对人事档案工作缺乏足够认识，总认为档案管理工作不过是收收、装装而已，谁都能干，特别是对基层档案管理人员安排比较随意，从而导致人事干部换来换去，工作无连续性，业务水平低下，素质参差不齐，使人事档案管理混乱，加剧了人事档案信息的失真。
二是缺乏监督机制，人事干部监督力度不够。由于缺乏监督机制，在档案材料的形式与补充过程中，个别人出于某种目的，在填写档案材料时，弄虚作假；或者给他人下评语、写鉴定时，掺杂个人情感；或者出于打击报复，有意对存档内容进行歪曲等。明知与原档案材料不一致，也不把关，就是检查也是流于形式。
三是档案人员素质不高，业务水平差。按档案法要求和有关文件规定，档案人员必须具备政治素质和业务能力，持证上岗。但在实际工作中，档案人员很难达到上述要求，也加剧了档案信息的失真。
四是社会法律治裁不严。一些部门制造假档案，手续完备，材料齐全，应有尽有，对于这些制假现象，没有严格的法律制约。
三、治理人事档案信息失真的对策
一要加大宣传力度，增强法制建设。不仅领导干部、人事部门、人事档案管理人员要认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策，而且还要加大学习、宣传力度，让广大干部群众了解人事档案政策法规，以增强法制观念和档案意识，提高遵守执行党和国家人事档案政策法击剑的自觉性。首先要加大立法工作。由于现行的人事档案法律法规和规定过于笼统，缺乏硬性配套措施，不易操作。为此，各级组织、人事部门应根据人事档案工作的现状及未来发展趋势，依照有关法律规定，合理规划，有步骤的协同有关部门制定或修改相关的人事档案工作法规，使人事档案工作有法可依，有章可循。其次要加强执法力度。人事档案部门历来偏重政治性、机密性，而忽略法制手段，在职能活动中，重业务指导，轻依法监督，造成了人事档案工作执法力度不够，阻碍了人事档案工作的健康发展。因此，要加强人事档案法制建设，增强法制观念，强化人事档案行政执法主体建设，使人事档案行政部门勇于执法，善于执法，真正做到有法必依，违法必究，确保人事档案工作法律法规的贯彻实施。
二要做好学生档案工作，从源头堵住人事档案信息失真。学生档案是人事档案的原始材料，为了确保原始材料的真实性，应把好“三个口”。即把好入口。在新生入学时，先将每人的原始材料归纳分类入档，如家庭状况、政审材料、学习成绩册、体检表、奖惩记录、特长爱好等情况。从中做出尽可能科学、准确、详细地分析与归纳，将所归纳、分析的情况及时归档；把好通道口。随着学校素质教育的进行，档案工作人员及时地对各种情况进行登记，如学生的考试成绩、各类奖项的评比结果、各类处分情况等，加以汇总，分类、分析，及时将各类数据、情况归档；把好出口。在学生毕业离校之际，将所有材料细致准确地分类、登记、整理、入档，确保档案材料齐全、完整、真实。
三要严把“四关”避免失真档案信息入档。一是严把人事档案认定关。对已经形成的入档材料，如果填写有前后不一致的地方，要通过与有关部门沟通，查准核实后，经本人认可，形成认定材料。加盖档案部门带有“认定材料”字样的公章后再装入本人档案，在日后的查档过程中，一律以认定材料为准。二是严把人事档案查阅关。为确保人事档案信息既能充分发挥其应有的价值，又能保证其绝对安全，在人事档案查阅过程中应做到三个字“审、定、监”。审，填写查阅档案审批表、审查查档人员、查阅目的、查阅范围；定、即档案管理人员根据查阅范围找出要查阅的部分；监，档案人员要监督查阅人员的整个查阅过程。三是严把人事档案材料的转入关。对于新形成的档案材料，一律严格执行登记制度，并进行认真细致的鉴别。四是严把人事档案转递关。在人事调动或工作单位变动时，档案管理人员在接到调档函后，要将其人事档案材料进行全面收集，认真核对，分类、编号、归档、整理装订，填写档案转递回执单，密封并加盖公章后，经邮政局通过机要发至用人单位档案管理部门或由组织派专人送取。严禁个人办理人事档案事宜或自带人事档案。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章寄回原单位。回执在一个月内未退回者，寄出单位应主动催回，以防档案丢失。
四要提高档案工作人员素质，加快人事档案工作现代化建设。首先，在人事档案工作领域里，需要引进和培养一批具有开拓创新意识，政治思想素质高、法制观念强，专业知识和外语水平过硬，计算机技术和信息处理能力强的复合型人才，这是人事档案工作现代化的前提条件。其次，建立人事档案工作信息网络，利用公共网络传递和提供所需人才信息。实施人事档案信息网络化管理必须努力确保人事档案信息的安全。为此，必须采取多种措施，制定严密的安全管理制度。具体地讲，安全管理制度应该从机房管理、软件管理、操作管理、监督管理等方面着手，以维护计算机系统的安全。另外，对造成人事档案信息失真、安全管理过失者，要有相应的制约机制，以确保人事档案信息安全万无一失。