2016年年终工作总结 ―商务合同部 一、???? 2016年生产、经营、管理等各项指标的完成情况 2016年，由于全球石油市场持续低迷，油气勘探开发资本支出大幅缩减，这种形势对公司工作量也产生了很大影响，但商务合同部根据公司整体经济指标和任务的变化,理顺工作思路，调整部门工作安排和分工；
部门全体员工共同努力，以饱满的工作热情、端正的工作态度，和不断提高的专业素养，圆满完成了本年度的各项工作任务，为公司参与的投标项目和对目标市场与潜在市场的开发提供了最大的、有效的支持。
部门年内完成的主要职责工作为：
文件审核，包括公司各部门所有的协议、投标项目合同文件，及其他类别的合同、文件等,以及上级公司的凡涉及境外市场和项目的合同/协议文件等；
文件编制，包括编制与修改公司业务需要的各类合同、协议的模板或初稿，以及协助上级公司法律部审核上一级合同协议类文件等;完成了国际公司与上级公司公司的长期咨询服务协议的续签；
基础建设，完成了公司主导了新版合同管理办法的宣贯、上级公司（香港）公司《合同管理办法》的编制；
参与交叉审核公司其它内控体系文件审核；
合同、协议的盖章和档案统计管理，主要负责以公司名义签订的合约的盖章和存档工作；
培训，由于油价持续低迷造成公司缩减成本的原因,本年度的培训学习基本是以工作中相互交流和参加公司内部相关专题培训为主的方式；
其他工作：配合内外审计、专项检查等工作。
二、???? 工作中的主要亮点 1、深度剖析，苦练内功; 建立合同数据库，并定期整理分析 面临目前市场低迷、项目在减少，和外部环境无法掌控的现状，我们便投入精力 对所审过的商务合同进行深度的剖析、审视和反思，充分总结各个类合同对风险识别和分摊等方面的共识和区别。
在公司公共硬盘上建立专门的合同文件夹--“合同数据库”，把这些年曾经审核过的合同文本按照“海外区域”和“国际著名公司（包括IOC和NOC）”分别上传到指定的文件夹内，这也是近几年的实际工作成果。并且，对于这些合同文本，我们计划继续定期梳理并进行分析，归纳各个区域的合同文本共同点，总结不同点；
对于合作过的国际上著名的工程公司，包括壳牌、康菲、雪佛龙和Technip、Kvaerner等，这些公司都有自己内部的标准合同文本，我们要单独分析，这样在以后审核时就会起到事半功倍的作用。
2、适时推出部门内部 “合同审核表”并标准化；
建立合同管理合规性 为避免合同审核时的“单兵作战”，在公司层面已经颁布的合同审核表的基础上，我们再推行适用于部门内部的审核表。
该内部“合同审核表”就是要对具体审核内容进行标准化，按照EPC项目、联合体协议、合作协议、代理协议和保密协议等进行分类，此表格要在完成合同审核的同时完成，合同负责人要对审核中的不确定或疑问的条款单独标记出来并递交给组长或者部门领导审核，把疑问解决完后再完成公司层面的审核表格的签字并交给市场部的投标组织者，这就意味着每完成一个合同文本的审核，合同负责人需要完成部门层面和公司层面的两个审核表格，看似工作量增加了，但这促使每位业务人员在审核时更加认真研读条款，以负责任的态度审慎提出意见和建议，减少潜在的商务合同风险，所起到的作用也将是事半功倍的。
在合同管理方面，我们通过不同方式的制度宣贯，提高各部门合同经办人员对公司相关业务制度的熟悉度；
在实际工作中，根据目前各部门多采用即时性工作方法的特点，基于现行的有关合同的管理规定，我们制定了《合同盖章自查表》，以通俗易懂的方式（表格、图例）总结或解答常见问题，从而达到敦促各部门合同经办人员严格执行公司内控制度的目的，也使经办人员能够从各自职责的角度为公司合同管理的合规性做出贡献。
3．重视对新入职人员的培养 重视对新入职人员的培养，是因为指导新人的 “师傅”需要从系统化和可接受性的角度考虑问题，需要重新梳理整个知识体系且要知其然知其所以然，以便可以将正确有效的信息传递给“徒弟”，所以这个过程实际上也是“师傅”对自己专业知识领域和业务能力的重新评价和进一步了解的过程和考验。
三、???? 存在的主要问题及应对措施 存在的问题：
对于“合同数据库”，架构已搭建起来，目前只有部分近期合同文本入库。
对于部门内部适用的合同审核表，执行效果尚有待提高。
应对措施：
对于“合同数据库”，要求业务人员在工作量允许时将往审核过的项目合同进行整理放入“合同数据库”，这项工作是需要部门全体的共同努力，才能达到预想的效果。
对于内部适用的审核表，除了合同负责人要签字，增加组长和部门经理的签署，完成内部表格的签署后才签字公司层面的审核表格，进行逐级把关和控制管理。将来也会考虑适当与奖金挂钩，以激励大家对部门基础建设工作的积极性。
四、???? 对公司工作的意见和建议 建议1：增加合同人员出国机会 建议公司在组织境外项目投标澄清或合同谈判时，能够适当安排商务合同部相关人员同去的机会，以增加实战经验，使国际公司的商务合同人员尽快成熟。
建议2：合同培训 石油行业的寒冬时节，公司缩减成本势在必行，但从持续发展考虑，为员工安排必要的专业培训学习，提高员工整体专业素质也是必要的。从商务合同的业务需要出发，建议公司花小钱办大事，可聘请外部讲师专题培训FIDIC合同条款。这几年的审核工作让我们发现石油行业用到的FIDIC合同条款的情况并不少，而且，FIDIC合同的通用条款和合同逻辑对合同人员和商务人员非常有用。
建议3：关于合同审核的时间要求 关于合同文本的审核时间，虽是老调重弹，但仍是我们面临的问题。在公司颁发的合同管理规定中已有规定，合同主办部门一定要给合同审核人员足够的时间去消化合同内容，杜绝前一天或当天刚发过来，马上就催着合同人员签字审核表，这样根本就不是审核了，而只是变成了走手续，这种情况我们在实际工作中遇到过多次。再次提出此问题，希望引起公司的重视。
五、???? 2017年工作的总体思路、工作重点、主要目标和实施策略 总体思路 根据公司经济指标和业务范围变化，适时调整部门的工作安排，充分发挥岗位经理地作用，做好部门的职能工作，为公司的合规经营和规范管理作出贡献。为此，基础建设、业务培训和合同签章存档管理将成为2017年的重点工作目标。
工作重点和实施策略 1．建立“标准化” 从部门职责出发，建立相应的“标准化”,进一步提高合同审核水平，加强对合同中风险的识别，尽量减少项目中标后潜在的风险；
考虑下述可行的方式：
a．? 构建部门的“标准化配件” 为加快合同审核人员构建合同知识体系，建立对常见合同类型的要点分析汇总，从合同常见的关键条款类型、注意要点和推荐的各类表述等方面分析总结。此项工作2015年整理过部分条款，2017年将继续做。
b．? 鼓励业务骨干构建自己的“标准化产品” 合同审核意见是个人业务知识的体现，在工作中依靠个人的钻研学习和经验积累，和随时更新补充的专业信息，构建起自己的“标准化产品”，这可以提高工作效率。再通过专业的交流讨论和培训，对业务人员对“标准化产品”不断更新，更将进一步提升个人的业务水平和能力。
2、组织专题研究和内部交流 这项工作现已开始着手准备，将根据工作情况，计划组织部门内部进行专题研究，比如适用法律、保险、保函、汇率、不可抗力、仲裁、违约责任、合同项下的上限、付款等等，可以每一个人或者每两个人选择一个或几个上面的课题进行研究，然后定期进行交流，比如每个人每月跟大家分享一下，不拘泥于形式和内容，旨在营造一个内部学习的氛围，大家共同提高业务能力。
3．加强合同档案管理 根据项目签约和执行完成情况；
随时归档管理，实现合同/协议档案的分级分类管理。
按照公司合同管理办法和业务档案的管理办法，指导各部门的合同管理员更好地履行职责，认真自查本所签合同/协议在签章前的流程手续和所需的步骤文件，严格把控公司的合同盖章责任；
督促合同主办部门及时存档执行终结的合同及相关文件。
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