摘要:目前有相当一部分企业不能充分认识到内部会计控制对施工企业的重要性。对内部会计控制的概念模糊,企业治理结构先天性的不足,再加上内部控制所固有的局限性,因而使得企业内部会计控制薄弱,限制了企业经济业务发展。本文将结合作者多年来的工作经验从以下几方面来分析施工企业内部会计控制存在的问题,并提出了相应的控制技术措施。
关键词:施工企业 会计信息系统 财务管理 内部会计 控制措施
一、会计信息系统
会计信息系统,是指企业为了汇总、分析、分类、记录、报告企业交易,并保持对相关资产与负债的受托责任而建立的方法和记录所组成的系统。在企业管理中,会计信息系统具有对资金运动进行核算与管理的功能,它所提供的会计数据和统计报表是企业决策的依据,是评估经营成果和财务状况的工具。
正是这些会计信息,使得管理者能够控制和指挥企业,使他们得以了解企业的决策是否正在得到贯彻执行,财务状况是否健全,经营是否盈利等等。一个有效的会计信息系统应该做到:
①确认并记录所有真实的交易;
②及时且充分详细地描述交易,以便在会计报表上对交易作适当的分类;
③计量交易的价值,以便在会计报表上记录其适当的货币价值;
④确定交易发生的期间,以便将交易记录在适当的会计期间;
⑤在会计报表中适当地表达交易和披露相关事项。
会计信息系统的核心是处理交易。企业的会计信息系统应为每笔交易提供一个完整的“交易轨迹”。
这是保证会计信息的真实、准确、完整和系统的必要前提,而会计信息的真实、准确、完整和系统正是防范会计信息失真风险、决策风险和企业经营管理中其他与会计信息有关的风险所必需的基础。
在通过会计信息系统形成“交易轨迹”的过程中,会计方法的选择和运用起了至关重要的作用。
二、施工企业内部会计控制存在的问题
2.1 缺乏有效的公司法人治理结构
大部分企业虽然实行了公司制改造,但真正的公司法人治理结构并未建立,很多公司虽然建立了股东大会、董事会、经理层、监事会,但在实际工作中,“内部人控制”现象普遍存在,董事会独立性受到干扰,监事会成员主要由公司职工和股东代表组成,在行政关系上受制于董事会,监督作用难以发挥。
公司的一些机构设置没有起到应有的作用甚至根本就没有设置。公司仅仅具有了施工企业的外壳而没有从根本上形成真正的法人治理结构,没有明确界定董事会、经理层、监事会的权限和责任。
同时公司也没有形成合理的人力资源管理机制,企业管理者的产生依然具有很强的国企色彩,这样产生的管理者习惯于用行政命令的方式治理企业而不是管理企业。
大多数管理者还不习惯应用施工管理的控制方法,对下属人员的工作不能实施科学有效的监督,导致公司内部中下层机构之间、不同岗位之间以及不同人员之间无法形成有效的牵制,不少公司存在着不相容职务由一人兼任、岗位责任制形同虚设的现象。
2.2 内部会计控制不重视且执行不力
我国企业内部会计控制的基础比较薄弱,一些企业的管理者对内部控制特别是内部会计控制缺乏足够的认识,对建立内部控制制度不够重视,内部控制制度残缺不全或有关内容不够合理。
有些企业领导对内部会计控制还有许多误解,认为加强内部会计控制,办事手续繁琐束缚了手脚,影响了办事效率,甚至认为建立内部会计控制制度是人为制造矛盾。
大多数企业订立的内部会计控制制度形同虚设,对领导基本上不起约束作用。更多的是有章不循,遇到具体问题强调灵活性,使内部控制制度流于形式,企业内部控制失控现象严重。内部会计控制体系不健全。目前我国企业虽然建立了内部会计控制,但总体上缺乏科学性、系统性。
2.2.1 内部会计控制制度在内容上片面、零散,不具有科学性和系统性,个别单位受利益驱动重经营轻管理,内部会计控制的组织网络不健全,甚至既定的内部会计控制失控。
2.2.2 偏重事后控制,通常是违规违纪行为发生后才设法堵塞或惩处,导致内部会计控制成本较高、收效甚微,也失去了应有的效力。
2.2.3 企业对外部环境和经济业务的变化缺乏预见性也导致其管理滞后。随着市场经济的发展,新的经济行为、新的经济业务、新的市场工具不断涌现,对企业内部会计控制提出了更高的要求。
而企业管理人员和会计人员不能适应这种要求,没有能力制定相关业务的内部控制制度或是制定的制度环节过多、成本过高,没有操作性,在实践中根本不能起到控制的作用。
2.3 内部会计控制的监督检查不到位
制度的执行必须要有监督,会计控制监督主要包括两个方面。一方面是内部监督,主要是企业的内部审计。多数企业的内部审计工作得不到重视,相当一部分企业还没有建立内部审计机构,各职能部门之间、各岗位之间缺乏必要的监督,已建立的内部审计机构也未能发挥应有的作用。
另外,由于我国企业的内部审计人员受制于企业负责人,还有不少企业内部审计人员由会计人员兼任,这就造成了自己监督自己的局面,根本无法发挥企业内部审计的重要作用。
另一方面是外部监督。目前已形成了包括政府监督和社会监督在内的企业外部监督体系,然而其监督效果却不尽如人意。
究其原因主要是各种监督的功能交叉、标准不一,再加上分散管理、缺乏横向信息沟通,未能形成有效的监督合力。一些监督没有按照设定的目标进行,有的甚至从局部和本位出发,以平衡预算和创收为目的,突破制度法规红线,发现问题不及时纠正处理,致使监督严重弱化。
2.4 费用支出失控,企业资产流失较多
施工企业特别是一些辅业企业为了搞活经济,允许部门经理开支一定比例的业务费用,但对这部分费用的适用范围无明确规定,更无约束监督机制,导致部门经理大手大脚,挥霍浪费,使本来微利的企业出现亏损,本来亏损的企业雪上加霜;有的企业由于财产物资内控管理薄弱,物资购销制度松弛,存货采购、验收、保管、运输、付款等职责未严格分离,存货的发出未按规定手续办理,也未及时与会计记录相核对,对多年来的毁损、报废、短缺、积压、滞销等不作处理,致使巨额潜亏隐藏在库存中,线路设施维护和改造的费用问题,再加上经济往来中审查制度不健全等,造成资产大量流失。
2.5 企业会计信息失真严重,诚信危机浮现
2.5.1 会计核算工作不规范
企业内部财务制度不健全,会计核算工作不规范,账目混乱,造成会计信息不能真实地反映企业的生产经营成果。
账账、账实之间长期不核对、不清理;固定资产及存货长期不按规定盘点:三角债前清后欠等等,致使企业财务管理基础混乱、家底不清、会计基础数字失真。
2.5.2 搞“账外账”
个别企业为了小集团的利益搞“账外账”或做假账,私设“小金库”转移资金,截留或隐瞒各种收入,化大公为小公,进行私分或开支,导致有些资金体外循环。
2.5.3 迫于压力做假账
有些企业负责人在看了财务部门送来的财务报表后发现与自己的计划有很大出入,就要求财务部门做些技术处理加以调整。
一些政府主管部门也自觉不自觉地压企业的数字,明知道有假也睁一只眼闭一只眼,有的甚至暗示或怂恿企业做假,指定让下级会计人员在财务报表上完成多少利润,否则就拒绝收报表,造成利润不真。
三、强化施工企业内部会计控制措施
3.1 完善公司法人治理结构
建立完善的公司法人治理结构,是有效实施施工企业内部会计控制的基础。针对股东大会、董事会、独力董事、监事会、经理层和审计委员会等不同的权力主体确立控制权,使各权力主体之间形成不同的权力边界和相互制衡,防止内部人控制。
3.1.1 要完善董事会的功能和设置,增加董事会中外部董事的比重,减少内部人控制和大股东控制。董事长与总经理要分设,以增强其独立性。
3.1.2 要强化监事会对财务的监督
监事会成员应具备行使职责所必备的专业知识并保证在形式上和实质上的独立性。要建立审计委员会,审计委员会应该主要由公司的非执行董事和监事组成,负责对公司活动进行监督,拥有聘用注册会计师的决定权等。
3.1.3 要建立股东对经营管理者的强力约束
股东会定期审议公司会计报表,严格评估经营管理者的经营业绩,决定对经理的解聘撤换。
3.2 建立、健全内部会计控制体系
施工企业应该结合自身情况,建立、健全内部会计控制体系。按照不相容职务相分离的原则,科学划分企业内部各部门的职责权限,形成相互制衡机制。
明确各职能部门授权批准范围、权限、程序、责任等,保证企业权责分明,管理科学。设立授权批准、业务主办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务,确保资产保管与会计核算相分离,经营责权与会计责任相分离,授权与执行、保管、审查、记录等相分离。
制定各种作业程序、管理办法和工作目标并订立明确的控制标准,定期进行考核,以便员工按照规定的标准正确处理各项业务,实现预定目标。要以营业收入、成本费用、现金流量为重点,推行全面预算管理,对预算结果及时进行分析,对预算差异进行控制。
要树立风险意识,建立有效的风险管理系统,通过风险的预警、识别、评估、分析、报告等措施,对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。做好会计基础工作,完善会计信息系统,利用计算机信息技术手段,建立内部会计控制系统,减少和消除人为控制因素,确保内部会计控制的有效实施。
3.3 以人为本
企业领导对内部会计控制制度的建立、健全以及运行起关键作用,因此必须提高施工企业领导对内部会计控制的重视程度。要强化企业领导的会计法规意识,提升对企业内部会计控制的认识,使之自觉遵守法律规定。
管理者不仅负责建立制度,而且负责监督自身认真执行,带头遵守制度规定,将内部会计控制管理工作落到实。
同时,施工企业要强化以人为本的理念,做到制度面前人人平等,不分地位尊卑,在执行和落实内部会计控制制度过程中一视同仁,一律平等,消除某些人在制度面前的种种特权,对违反制度的人员,不分职位高低,在批评教育的基础上按有关规定严肃处理。
3.4 内部会计控制的各部门或人员必须相互配合
各岗位和环节都应协调同步,各项业务程序和办理手续需要紧密衔接,避免扯皮和脱节现象,减少矛盾和消耗,保证施工企业经营管理活动的有效性和连续性。
在横向关系上,至少由彼此独立的两个部门或人员办理,以使该部门或人员的工作受另一个部门或人员的监督。在纵向关系上,至少要经过互不隶属的两个或两个以上岗位环节,使下级受上级监督,上级受下级牵制。
3.5 加强内部审计,强化外部监督
内部审计是内部会计控制体系的一个重要方面,施工企业必须重视和强化内部审计工作,要配备专职内部审计人员,定期对单位的经济活动进行审计,对审计程序、审计方法、审计范围、审计人员职责等要有明确的规定。内部审计机构应直接受董事会或者总经理领导,独立地行使审计监督权,充分发挥内部审计部门在内部控制中的监督作用。
在加强内部审计的同时,必须强化外部监督与约束机制。在管理者内部会计控制观念普遍淡薄的情况下,要充分发挥政府在企业内部会计控制方面的作用,依靠政府的权威性,按照有关法律法规来规范企业健全内部会计控制制度并使之有效实施。要加大执行力度,对不能加强企业自身内部会计控制、违反法律法规,导致企业目标没有实现的,应依法追究管理者的责任。
同时要进一步大力发展注册会计师事业,充分发挥其独立超然的特性,履行社会公证和监督职能。另外也可以发动社会各方面参与会计监督,鼓励与支持新闻媒体对企业违法违纪行为曝光,以充分发挥社会舆论监督的作用。
3.6 建立内部会计控制考核评价机制
内部控制制度的运行如果没有考核、奖励与惩罚,就无法保证该项制度有序运行。在国外,企业内部控制的一个新趋势是实行控制、自我评估,定期地对自己的内部会计控制系统进行评估,评估内部会计控制的有效性及其实施的效果,以期更好地达成内部会计控制的目标。
四、结论
我国企业也可以参考国外经验,建立适合自己企业的内部评价方法,对内控制度体系的各组织之间进行纵向和横向的比较,肯定成绩,找出问题,分析原因,综合评价,适当进行奖励或惩罚,激励与推进有关部门及员工尽职尽责地去做好内部控制工作,保证内部会计控制的建立、运行处于科学的评价、监控之下。
参考文献:
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