永贵公司所属各矿井单位所处位置分散,为物资供应管理带来了一定的难度。为此公司物资供应工作现状的分析,结合“管理信息系统”等现代管理工具及理论,从而实现永贵公司及下属单位物资计划、储备、采购、内部市场协调、管理的五统一,使永贵能源物资供应的管理有了新的创新。
一、项目背景
永贵能源开发有限责任公司是河南煤业化工集团于2004年在贵州设立的全资子公司,拥有生产矿井16对。在建矿井4对,产能达到2000万吨,2010年煤炭产量将突破1200万吨。公司的物资供应、采购管理工作由物资供应管理中心承担,下属各生产单位分别设立供应部门负责本单位物资的进销储等工作。
由于公司所属单位较多,位置分散,为物资供应管理工作带来了一定的难度。从目前现状来看,公司虽然基本都已建立较为规范的物资供应管理制度体系,但由于整个物资供应系统缺乏有效到位的整合,存在着信息不对称、资源不能充分共享、部分物资设备闲置的现象,在一定程度上影响了公司物资供应工作的效益和效率。因此,在现有基础上,建立一个“统一管理、统一调配”的物资管理平台,及时迅速的对相关资源进行优化配置、充分发挥整体优势就显得非常必要。
就目前国内情况看,统一供应、统一管理的物资供应管理模式理论及其相关信息系统已有一定的研究和开发使用基础,就永贵公司目前的情况来看,永贵公司的物资采购工作经过几年的运行和积累,已经基本建立健全了相应的流程制度,且拥有一支相对成熟的物资管理员工队伍,具备了较好的基础。
公司可借助统一供应平台的搭建,逐步构建起一个资源共享、机构精干、职能明确、责任到位、反应迅速的物资供应组织体系和制度体系,按一体化的要求运作,取得最佳经济效益和最大的协同作用。
二、项目实施
在参考借鉴相关理论结合公司实际情况的基础上,提出具体实施方案:
(一)组织机构的搭建
首先,公司物资供应系统范围内进行全面动员,明确项目实施的目标、意义、思路、步骤。成立由公司分管副总兼任组长,物资供应管理中心、企管部、财务部、效能监察等有关部门组成的项目小组。项目小组下设办公室,办公室设在物资供应管理中心,负责项目的具体实施和工作协调。同时制定相应的职责分工,明确各业务口的目标责任并制定对应的奖惩机制。
物资供应管理中心作为公司物资统管机构,负责在统一平台上设置业务操作流程,并通过信息网络将流程予以简化和固化,与此同时,对相应的规章制度进行修订,以确保制度与流程之间的衔接和配套。与此同时,各使用单位则在此平台的基础上,按照文件流程的相关规定,扎实做好本单位的物资供应管理工作,尤其需要在充分结合生产计划、库存状况等因素的基础上做好物资需求计划的编报工作。同时,对到货物资的现场验收及使用情况的跟踪、反馈等工作也需要做好做细,按要求录入系统数据库。
(二)确定项目实施目标
通过统一供应平台的构建,形成一体化的多层级物流管理信息系统,能动态跟踪公司物资供应管理中心及所属单位物资供应部门的物资储备与消耗情况,实现全公司、多层级范围内的物资信息共享和真正的一体化供应链管理,达到全公司物资管理一盘棋,实现公司层面上对各单位、部门物资存储与消耗监控、调配、控制。具体包括以下几方面:(1)打破层级间的“信息孤岛”,实现永贵公司与所属物资使用单位的需求及库存信息一体化。(2)采取集中式库存策略,在汇集各层级库存信息基础上准确科学预测公司整体的需求数量,以整体协调方式获得库存的整体最优,形成适应公司物资供应运作客观环境的科学库存管理模式。(3)实施全面物资管理,将管理延伸到物资的采购、存储、使用、再造、报废等各个环节,提出永贵公司物资的库存控制策略,减少浪费。(4)设计转移订单,有效衔接生产需求与物资库存间的层级交错现象,降低库存冗余。(5)建立起物资系统的采购与供应的自动预警机制。
为确保以上目标的实现,并在以上目标的基础上进行多层级一体化的物资管理信息平台设计,应达到以下要求:
(1)在公司层面能够实现供应商管理、需求计划管理、采购管理、合同管理、仓储管理、预警管理、综合查询、分析等功能。
(2)在各使用单位层面能够实现各类材料及物资设备的网络化申请、审批、费用控制、预警,月度与临时计划的网络化管理、物资采购及仓库的收发存管理、工区或车间的二级库管理,实现各级部门材料消耗的明细核算与费用控制。
(3)能为领导辅助决策提供可按业务部室、物资种类、时间范围等多口径的计划、合同、采购、入库、出库、销售等信息查询、统计、分析功能。
(4)能通过在系统中动态比较有效需求和真实库存实现自动预警,能自动给出采购品种、采购提前期、采购数量和到达时间。同时通过EDI等技术对物资的消耗速率、现有库存等信息进行共享,以利于达到最佳库存状态,减少库存冗余和资金沉淀。
(5)能以虚拟库为中心,对公司各类周转性物资进行全生命周期的跟踪管理。
(6)能实现业务数据和财务数据的无缝连接。使公司资金能统一管理、统筹调配,以实现资金的成本最低化和利用率最大化。确保统一供应与财务集中管控的力度、深度和广度同步进行。
参考借鉴国内现行软件信息技术情况并结合公司实际情况,该软件系统需具备以下几大功能:
(1)物资需求计划管理功能。按生产需要提出物资需求年度计划、月度计划、临时紧急计划,分类进行管理。运用计划审核、材料计划费用控制等系统程序科学进行计划管理。
(2)物资资金预算计划管理功能。将公司生产经营活动过程中使用和消耗的所有物资全部纳入预算管理范围,包括物资资金预算编制,预算指标管理,预算指标调整,预算指标查询等功能模块。可根据预算的内容分为不同类型预算且能灵活添加新的专项资金预算项目。
(3)采购管理功能。通过采购申请、采购订货、质量检验、采购退货、购货发票处理、价格及供货信息管理、采购订单管理、应付账款管理等功能综合运用的管理系统,支持招标采购、定点采购、比质比价采购等多维采购方式,并自动生成相应电子单据,对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪。
(4)供应商管理功能。通过供应商档案管理、供应商交易业务记录、供应商评价指标管理等,形成科学合理的供应商管理功能。系统能自动评定供应商的业务表现,为企业提供决策数据支持。能通过与仓储管理子系统的对接,提供供应商查询库存的信息平台,能为供应商管理库存(VMI)和自动补货等先进管理方式的运用提供数据支持。
(5)仓储管理功能。对物资仓库的科学管理和物资信息的动态跟踪,实现物资的合理出入库与发放控制,完善的库存预警功能,能够有效的支持虚拟库的管理和对库存信息进行实时超储和缺货预警,分析积压物资的分布及金额,并支持电子化库存盘点。
(6)物料发放管理功能。实现物资申领消耗管理控制流程的电子化,结合材料需求计划、材料费用预警、定额成本控制、当前库存存量等数据,对申请料单的审批进行控制,从而为实现降低材料消耗提供电子化控制手段。通过虚拟库存的管理,支持旧物资的回收、转移、周转等回收复用流程。
(7)成本定额管理功能。支持材料的计划需求、定额管理、实际发放三方数据综合对比分析,不断优化和完善定额指标和提高需求计划的精确性,从而对材料实际发放控制提高依据,控制材料成本费用。同时支持对计划材料成本、实际生产成本费用消耗和成本定额中的各项费用的计划指标三方进行对比分析和考核,发现相互间的超节量,便于分析超节的原因。
(8)配送管理功能。可以对公司运输车辆、叉车等物流设施资源进行管理,实现车辆的合理调度、选择最佳配送路线、降低配送成本。
(三)项目的实施与运用
在项目具体实施的过程中,应首先根据项目目标选定合作的软件开发单位,在对公司物资供应系统进行全面深入的调研和梳理的基础上制定软件开发实施方案。
统一管理平台的成功搭建,关键要有与之匹配的人员。因此,应在公司物资供应系统内部充分开展多渠道、多形式的宣贯工作,大力导入“统一供应”的管理模式和理念,使供应系统的员工能充分理解该项目推行的目的与意义。与此同时,可专门成立培训部门,邀请项目合作方的顾问人员、相应领域的专家教授前来开展专题培训工作,并对培训效果进行考查。
在系统的实施过程中,应与软件开发单位一起,根据项目目标,重新梳理并优化操作流程,结合信息软件平台的定制开发,将流程进行固化。同时建立完善相关的配套制度,如设备物资调剂使用管理办法、物资使用超耗分析报告制、废旧物资处置办法、修旧利废奖励办法等。
为避免项目试运行过程中可能出现的疏漏和问题,应在试运行阶段采取软件信息系统与手工操作系统并行原则,待运行成熟后,再逐步脱离手工系统。在此过程中,项目组应定期进行总结分析,及时发现并解决问题,对应的软件系统也应能根据实际运行情况,不断进行调整和优化。
试运行阶段结束后,根据前阶段运行情况正式出台相应的文件制度,并结合物资供应工作要求建立对应的绩效目标考核体系。
三、项目的意义与效益
建立公司内部统一供应、统一调配的现代物资管理平台的核心在于实时控制和集成处理公司物流和资金流活动,并通过信息管理系统及时地传递到各级管理层和决策层,从而形成对公司物流、资金流和信息流的全面集成和统一管理,这不但有利于大大提高公司内部设备物资的利用效率,减少材料物资的浪费,最大限度的发挥统一采购的优势,降低物流成本,降低库存冗余,减少储备资金占用,提高物资供应的服务质量及实物质量。还可以形成一个统一完善的设备材料信息平台,形成一个设备技术、供应商信息等相关信息的共享库。
同时,通过信息系统平台,实现流程固化,很大程度上避免了物资供应工作中的暗箱操作环节,降低了物资采购工作中的风险。
通过物资“统一管理、统一调配”进而从真正意义上实现“统一供应”这一系统工程。项目的实施过程也是公司物资供应系统进行内部流程再造的过程,在此过程中,将持续优化物资库存管理体系,最大程度地减少资金占用,加快资金周转,形成“第三利润源泉”,最终增加企业效益。项目既考虑了企业自身效益又兼顾社会效益和生态效益,使企业自身效益与社会效益之和达到最大值,是建设资源节约型社会的具体实践。
总之,统一供应系统工程的实施,必将从人、财、物等方面产生集约化效应,其效率效益不能仅以几个具体的数据指标来简单量化,可以肯定的是,该项系统工程实施所产生的管理内聚力将得到长期有效的持续释放和辐射,为公司的持续健康发展将起到重要的保障作用。