不管你的产品和服务是多么好，也不可能令所有顾客满意。大多数的顾客抱怨可以通过满足他的合理要求而解决，有时，你会遇上一些不合理的要求，来自Inc.com的一篇文章建议你考虑以下步骤。
倾听。当你着手处理顾客抱怨时，第一件必须做的事情就是倾听。倾听他们为什么不满，这个问题是否是你之前未考虑到的。不要采取防御的策略。
理解。与顾客换位思考，他们为什么来找你，他们想要的解决方案是否合理。想一想，如果你是他，你会怎么想？
重视。一旦你倾听并且理解顾客抱怨之后，请主管或经理处理此事。有时只是这么做就可以缓解顾客的不满，因为他们觉得很受重视。需要注意的是，在此之前，先告知主管情况。
不要争吵。可以解释，但是不要与顾客争吵。区别在于语气和尊重。以平静和友好的方式与他们讨论问题，平静地维护公司政策和个人，争吵只会让事情更糟糕。
解决。可能的话提供解决的方案，退款、未来买产品的折扣或更多服务等等，即使顾客的抱怨没有正当理由，也要倾听理解并给予一定解决，让他觉得自己赢了。
不能解决的也要处理好。大多数的抱怨可以解决，但是不幸的是，总有些情况无法解决。比如顾客提出过分要求。这时你可以提供你能给出的最好方案，并且不再给予更多。
写下来。解决完之后，花点时间记下来作为备忘。如果事情已解决，你也可以给客户发个邮件确认。
学习。最重要的，将顾客抱怨视为学习的机会，发现你系统中的潜在缺点。跟踪顾客抱怨和解决方法，避免犯类似的错误。