摘要:企业内部控制制度是现代企业财务管理的重要手段,企业内部控制是形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序,并予以规范化和系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。企业采购环节内部控制制度的建立、健全及实施情况的好坏,关系到企业生产成本的高低以及企业经营的成败。因此,应建立和完善内控制度并强化其实施。
关键词:内部控制 管理控制 风险控制 控制方法
■一、企业财务部门采购环节的内部控制管理职责
企业财务部门采购环节的内部控制管理职责主要有:负责公司采购财务管理,筹措采购资金;参与采购招投标工作,参与部分合同会签;在采购合同签订之前,对其商务条款进行审核,检查其中财务收支事项是否符合国家财经法规和公司财务管理制度以及合同的经济可行性等;负责采购物资出入库的核算、发票校验、支付货款等会计核算。
■二、在采购环节的风险点及控制方法
1.超出预算或预算之外的物资采购申请未经适当审批,造成未授权采购或采购延迟,为公司带来经营风险和财务风险。
控制方法:对超预算的物资集中采购申请都需工程项目经办人员提出项目资金预算申请,经工程部门的领导、财务部分管主任、公司主管领导审核,并经总经理或预算管理委员会审批。
2.超出预算或预算之外的物资采购申请未经适当审批,造成未授权采购或采购延迟,为公司带来经营风险和财务风险。
控制方法:审批完成后,根据财务部的额外资金申请审批文件在系统中授权后,方可由工程项目经办人员在系统中进行概预算数据的修改。
3.录入系统的采购申请未经适当审批,或与所签订合同不符,以及不符合事先预算,造成潜在的资金流失或资源浪费,为企业带来经营风险和财务风险。
控制方法:物资部门根据已审批的工程项目概算和物资采购合同等文件,在系统模块下填列采购订单。采购订单的输入是基于系统中已经审批的项目概算数据输入的,超出概预算的订单将无法被输入系统。
4.物资采购款项未按合同进行支付,或未经合理的审批,造成结算入账不准确和资金支付的不准确,导致财务报表的错报、漏报,同时易带来经营上的风险和财务损失。
控制方法:物资管理部门负责对发票、入库单据的统一归集,并对发票、入库单据进行审核,经部门负责人审批后,递交财务部采购专责,由财务部采购专责根据经物资管理部门审核后的物资入库单据和取得的发票、以及物资采购合同等文件进行审核后,并在系统中进行发票校验,生成对供应商的应付账款凭证。
5.物资采购的款项支付未经适当审批或超出预算,造成资源的浪费,带来经营和财务风险。
控制方法:财务部资金预算专责收到经物资管理部门领导审核后的物资设备款项支付申请或结算清单后,将所需支付金额与月度现金流预算相比较,确认符合预算,审批后交财务部采购专责,采购专责结合物资采购合同的商务条款对纸质的或系统内的支付申请进行复核,无误后编制付款记账凭证。
6.物资采购的款项支付的入账不准确、不及时,或入账未经合理审核,造成财务报表的错报、漏报。
控制方法:财务部采购专责根据审批的支付申请编制记账凭证,由财务部审核岗审核凭证。
7.未按照工程实际完工的形象进度核算在建工程科目,导致在建工程科目余额及应付款金额不准确,造成财务报表的错报、漏报。
控制方法:每月,工程管理部门根据监理公司已确认的工程项目进度报告或完工进度报告,对工程进度情况进行复核,并与发票进行核对,核对无误后交财务部审核。财务部工程项目主管在系统中进行发票校验,生成应付账款凭证,并提交财务部审核岗审核。
8.工程款支付金额未经审核,支付金额不准确,造成公司财务风险。
控制方法:工程管理部门根据确认的工程进度报告和完工进度,申请支付工程施工款项,并经领导审批签字。
财务部根据权限对支付申请进行审批,财务部工程项目主管根据审核后的支付申请编制记账凭证,提交财务部审核岗审核凭证后由出纳办理支付。
9.合同尾款(质保金)未按照合同支付条款进行准确、完整地计算和预留,导致资金的支付不准确,为项目的质量保证带来潜在风险。
控制方法:工程物资到货验收并收到发票后,依据货物验收及发票额和合同支付规定来计算合同尾款,确认预留的合同尾款(质保金)的准确性和完整性,计算后将发票提交财务部审核,并将合同尾款(质保金)做单独挂账处理,凭证由财务部审核岗进行审核。
10.未能按照合同规定的期限支付合同尾款(质保金),导致项目潜在的质量隐患造成的损失无法及时追究。
控制方法:工程项目投运一年后如无质量问题,工程管理岗人员编制运行报告,填写合同尾款纸质的支付申请,并经领导签字,经财务部主任审核,财务部工程管理岗根据审核后的支付申请编制记账凭证,提交财务部审核岗审核凭证后,交出纳执行付款。
11.现金流量预算未能被有效的执行,或支付申请未经适当审核,导致公司对资金的监控不全面、不系统,资金利用效率不高,带来财务风险。
控制方法:财务部资金预算专责收到材料支付申请单后,确认资金支付是否符合月度现金流预算,符合后交财务部领导审批,核对无误后编制记账凭证。
12.材料费用的支付入账不准确、不及时、不完整,造成系统中财务数据不准确,导致财务报表的错报、漏报。
控制方法:财务部审核无误后编制购入材料的支付凭证后,提交财务部审核岗审核凭证,审核后交出纳执行付款。
■三、总结
综上所述,企业内部控制是企业进行全面财务管理的一个重要部分,在内部控制的实施过程中,要针对内部控制的风险点设计和实施内部控制方法。只有在完善的公司治理环境中,一个良好的内部控制系统才能真正发挥作用,一个健全的内部控制机制要有完善的公司治理结构的支撑,而内部控制的创新和深化,也将促进公司治理结构的完善和现代企业制度的建立。
参考文献:
[1]刘宗柳,陈汉文.企业内部控制:理论、实务与案例.北京:中国财政经济出版社,2000
[2]吴水澎等。企业内部控制理论的发展与启示[J].会计研究,2000
(责任编辑:郭伟)