摘要： RP软件系统是一种管理企业的工具，同时也引导企业的管理思想发生深刻的变革。通过应用ERP软件系统，企业的管理信息不但透明化、而且达到信息共享，可以快速地提取一些相关数据；应用ERP软件系统后工作流程更加合理化和规范化；通过应用ERP软件系统后的企业各部门可以达到分工合作，统一步伐，从而增加企业的竞争力。
关键词：ERP 物资管理 信息共享 竞争力
为适应全球经济一体化，能在激烈的竞争中求得生存与发展，我国企业正日渐重视以财务会计管理为核心的企业管理。凌源钢铁集团有限责任公司适时引进了ERP―PS8.5版本企业“进销存”管理软件，以财务部为管理核心，在企业财务部、各生产分厂、机动部、设备材料部、经销公司、审计监察部等相关部门运行。该软件包括采购管理系统、库存管理系统、存货管理系统三大部分。它以物资管理业务流程为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计，以跨越职能领域的边界来实现整个企业信息的集成，实现了系统间数据的充分共享，有力地推进了凌钢物资管理信息化的进程，再造物资管理业务流程和管理链条，提高物资管理的质量、效率，增强企业的竞争力。
一、传统管理面临的三大难题
凌钢集团公司是长流程钢铁企业，生产所需的设备备件、原燃料、材料等物资品种多且数量大，主管业务部门和相关业务部门管理业务繁忙。传统的管理方法和模式存在三大问题：
1.传统管理数据全部通过手工核算，出错率较高。有时会出现库存实物、存货总账与明细账间账账不符、账物不符的情况，以及同一物资以不同名称出现在不同库房和不同明细账上等现象。例如，联轴器俗称接手，因而有的账上写成联轴器，有的账上则写成接手。这需要管理部门花费大量人力进行核对和更改，有时会因为人为失误而导致企业资源浪费。
2.结算程序繁琐、速度慢。物资采购计划提出单位以及审批、采购、财务等部门，都需要从存货中获得收入、发出、结存等数量和成本信息。由于受数据传输方式限制，部门之间经常会出现压单现象。例如，同一采购入库单和发票，采购部门、仓库保管、财务部门分别要结算1次，1个票据因为业务流程要结算3次。
3.不能真实反映库存状况。由于审批计划、采购入库、消耗和结算等业务的完成需要多个部门协调，而手工传递方式影响效率，沟通也不充分，缺少资源信息共享平台，形成信息“孤岛”，从而造成库存大量积压等问题，不利于合理安排资金，甚至会造成资金周转困难。例如，相同型号设备的通用件（天车件等），炼铁、炼钢和轧钢工序都需要，各厂备件计划员都提计划，分别采购，结果出现库存积压和资金周转慢的问题。
二、整合“三流”，提高管理质量、效率
在引进了ERP―PS8.5进销存管理软件后，凌钢集团公司创建了物资管理信息平台，通过平台全面整合信息流、物流和资金流，形成了新的物资信息化管理的链条，实现了生产分厂、财务部、机动部、设备材料部、经销公司和审计监察部等管理部门的信息资源共享，并达到切实、动态管理和监控的水平，为企业管理决策提供了及时准确的信息。
1.整合信息流。一是对全公司八万多种物资进行编码，将编码物资按类别录入系统，通过编码即可识别物资的类别、数量、单价、金额。任何一个经过授权的部门和人员在登录该系统后，都可以及时、准确地获取查询信息。二是管理业务信息流程再造。在基层生产单位编制的物资采购计划，用电子文本通过系统提交申报到相关管理部门后，管理部门便可通过系统查询库存情况，确定是否执行；审计监察部门通过系统对计划采购物资的进货渠道、市场价格进行实时跟踪和监管；物资到货后，经仓储和质检等人员检查、验收后，相关资料信息被录入系统，相关单位通过该系统即可了解到所需的信息，做出相应的反应。
2.整合物流。主要是强化招标采购、合理采购储备和仓储管理环节。凌钢集团公司招标办通过系统查询，能够掌握库存物资存量及质量状况，有针对性地提出标准的采购计划，对符合竞价招标采购的物资实行竞价采购；对具备条件的零散物资尽量捆绑招标，用大招标的方式集中采购，使进厂物资的物流集中；通过对采购物资进行性能、价格比较，选择质量好、信誉度高的合作伙伴参与招标，竞价招标采购，既保证采购物资的及时到厂，也维护了企业利益，降低了采购成本，同时还保证了物流质量。
另外，通用型设备的备件有专人审批需求计划、专人采购、专人保管，统一平衡库存储备，避免了因重复采购而增加不合理库存和资金占用，实现了合理采购储备。
ERP系统还加强了仓库验收管理工作，保管员和检查员对进厂物资能够及时清点、验收，查证随机资料，发现质量异议立即汇报、记录，跟踪处理结果；加强了质量跟踪，对于严格按照寿命标准进行考核的大宗物资，与使用单位建立固定的沟通方式，由使用单位每月总结、报告，做到物流有序；在库存管理系统中，对物流实行动态跟踪管理，实物存放的位置与系统里的物资的库位保持一致，按类别摆放，只要有物资移动，系统里的物料就随之改变，保证了明细账数量与总账数量相等，账、物相符，从而使相关人员随时都能通过系统查询到物资的流向、库存物资的位置，以及库存物资数量、金额等准确信息。
3.整合资金流。各生产厂提出物资采购计划时，也可以通过系统查询库存信息，之后制定需求计划。机动部通过系统直接查询每种物资采购计划、入库、库存、消耗等情况，审核批准后下达采购计划，做到计划采购资金流向合理。物资采购部门负责采购，没有计划的不采购，也决不允许其他部门越权擅自采购，从而使采购资金高度集中。该系统具有账表查询、统计功能，可以对当前数据和历史数据进行比较分析，为合理编制采购计划，合理安排采购资金，降低仓库储备，减少物资资金占用，提高资金周转率并提供真实准确的信息。同时，该系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目和核算方式，使系统在处理事物的同时自动生成记账凭证，改变了资金信息滞后于物流信息的状况，便于企业实行事前计划、事中控制、事后反馈并实时做出决策。
三、实施物资信息管理化的启示
1.凌钢集团公司结合企业装备现状和管理组织结构实际，充分利用企业内部局域网资源，引进ERP-PS8.5管理软件，利用现有计算机终端硬件设备，对物资管理业务流程实施信息化再造，创建了信息管理平台。不过，凌钢集团公司保持原有的管理机构，使企业机构和人员相对稳定；规避了国内一些钢铁企业在实施ERP系统过程中发生的各类技术性风险和失败带来的经济损失。
钢铁企业在实施信息化管理过程中，可根据企业生产管理组织结构和信息技术的成熟情况分步实施改造，避免因不切合实际的引进而产生的风险和造成的经济损失。
2.实践证明， ERP系统在实际运行过程中有效地整合了信息流、物流和资金流；解决了过去很难克服的物资错户、串户和压单的难题，提高了管理效率和管理质量；实现企业经济业务数据的共享，减少数据的手工重复处理，打破信息“孤岛”；强化财务的管理能力，解放单一的核算工作，增强财务决算能力；会计和业务管理人员从过去繁杂的手工处理数据中解脱出来，由“核算型”向“管理型”转变；财务与业务处理的高度协同，实现了企业物流与价值流的同步；部门之间通过系统实现了管理和监督制约的无缝衔接，使物资管理形成合力。
3.ERP管理企业的先进性。该系统使企业物资管理、信息管理、资金管理等做到了事前计划、事中控制、事后分析；企业的存货周转率、应收账款周转率、流动资金周转率、总资产周转率等都有了明显提高。信息的共享使企业管理者可以实时控制整个运营情况，应变能力强、中间环节少，整体化、扁平式、分布式的ERP系统管理模式，规范了会计核算过程，方便了信息的提取及对财会信息的监管，极大地降低了企业的运营成本，进而提高了企业的竞争力。