摘 要：文章介绍了什么是界面管理，说明了界面管理的目的和作用。阐述了如何进行项目界面管理并对界面管理的一些具体方法进行了探索，最后强调了进行界面管理的优点，以及在工程建设项目执行过程中的重要作用。
关键词：项目 界面 管理
1.前言
如今许多大型建设项目都是由不同国家的参与者共同建设，包括设计、采办、施工等公司、材料和设备供应商等。这些项目的参与者可能来自不同的地理地区、不同的时区、使用着不同的语言和在不同的文化背景之下。在这种情况下就需要进行界面管理以进行协调以确保有效地信息沟通、工作协作和可交付成果的顺利移交。
2.什么是界面管理
界面管理对于工程建设项目管理来说是一个相对较新的话题。界面是指人员、部门、组织、概念或功能间的正式或非正式界限。对于工程建设项目来说，界面管理指的就是对于横跨与不同的却又相互影响的人员、组织、阶段、机构之间的沟通、协调、职责的管理活动。举一个界面管理的列子，比如说通过良好的计划和协调以及对于资源平衡和优化以减少项目参与者之间的冲突。
不良或者低效率的界面管理会导致项目发生许多问题，比如设计错误、工件不匹配、沟通困难或冲突增多，而严重导致项目的顺利进展。冲突管理会逐步的引起越来越多的项目管理工作者的重视，并最终成为项目管理中的一个重要领域。
3.界面管理的目的和作用
界面管理的目的在于创建一个及时更新的界面信息系统，为项目参与者提供全面和正确的的界面信息。通过界面管理可以使项目所有参与者对项目的复杂和综合程度有统一理解，从而改善了以往依靠个人的能力和经验来理解项目的不利局面。时间管理不是项目管理中的唯一问题，在施工过程中如果各种到达现场的材料、设备或人员不匹配，依然会产生很严重的问题。通过界面管理就可以实现它们之间的完美结合，而这必然会提高工作效率。
界面管理在施工中的作用主要体现在以下几个方面。首先，通过界面管理可以使项目所有参与者对于项目的复杂程度和综合性有深入了解。其次，通过界面管理可以实现对于范围、时间、成本、质量、风险管理的优化设计，改进分包管理。再次，标准化工作流程和变更控制流程，避免误解和不确定因素。最后是识别和记录项目界面管理的最佳实践以应用于未来的项目。
界面管理还可以优化施工过程，减少界面冲突导致的浪费。成功的界面管理可以消除或减少项目执行阶段的潜在冲突问题。有效职责界面和合同界面管理可保证不同专业或施工过程中的信息、材料或可交付成果间的顺利沟通和移交。虽然沟通和协调不能直接为项目增值，但是必需重视并高效的进行这两项工作，理想的界面管理可以减少项目的多变不利因素，从而使整个管理系统简化和更易受控，实现缩短项目生命周期的最终目的。
4.如何进行项目界面管理
通常可以采用以下最基本的三步方法进行项目的界面管理工作。
4.1识别界面
如何识别界面，这是界面管理工作中的第一步重要工作。需要确定是否识别出了所有的界面，以及是否他们都处于可控状态。可以通过建立责任分配矩阵和沟通界面清单实现这个目的，这两种方法在后文中会详细介绍。被识别出来的界面如果管理不善，则会导致严重的影响项目进程的负面问题，因此需要标准的、足够有效方法来管理和控制。
4.2确定足够有效的界面管理方法
足够有效地的界面管理方法必须实现以下条件：每一项工作只有一个人负责，此负责人的角色和职责定义清楚；包含了项目组织外的沟通职责，如政府部门和其他组织机构；在项目所有干系人之间都建立了沟通渠道；建立了紧急事件下的沟通渠道和方法；明确了需要报告的信息和负责提供信息的责任人；沟通的方法和形式；沟通的频率，比如说是定期的还是当事件发生时；对需要书面记录的内容进行了定义并统一了格式和存档要求。每个项目都必须对以上条目一一对照以确定项目界面的有效管理。
4.3实施界面管理并进行持续改进
识别了项目的界面，并确定了足够有效的界面管理方法后，就可以在项目执行过程中实施界面管理的具体工作了。这里需要注意的界面管理经常需要识别新的界面，对现有已识别的界面进行再评估以及删去已过时的或不存在了的界面。应该定期进行项目界面的再评估。反复进行再评估的次数和详细水平，应该根据相对于项目目标的项目进展情况而定。
5.界面管理的一些具体方法
5.1 责任分配矩阵
项目管理的第一步是建立和确定适合的结构。通常采用两种最基本的结构形式以确定“谁负责什么”。一种是工作分解结构，另一种是组织分解结构。工作分解结构通过定义工作包使项目管理团队可以轻松辨识这些工作包之间的界面和关系。组织分解结构结构扩展到适当的低等级就可以识别和确定负责交付每个工作包的责任人。而这两种结构可以合并成责任分配矩阵，这就解决了“谁负责什么”的问题，同时还赋予了每个工作包的单一属性，也就是说每个工作包只有一个责任人，从而避免了由于职责不清引发的矛盾和冲突，影响项目的顺利进展。确定的责任分配矩阵可以在项目管理计划中正式发布，以通知所有项目干系人。
5.2 沟通界面清单
要解决这个问题，对于每个项目来说首先要做的是建立一套沟通界面清单，沟通界面清单对于项目的平稳进行是十分重要的。通过沟通界面清单可以清楚的知道当某类信息产生的时候需要与哪些组织或个人进行沟通。对这些信息还需要根据风险程度和对项目范围、时间、成本、质量因素所产生影响的大小进行分级，对于被视为重要级别的信息需要进行书面记录和正式的方式进行沟通。
沟通清单一旦建立，对于重要事件的沟通时间就必须加以限制，以区别事件的属性是普通还是由于紧急而需要特殊对待，以确保重要事件的优先级和项目进展的连贯和平稳性。建立标准的沟通程序对于任何项目而言都是十分有必要的，对于涉及多专业，多承包商的大型复杂建设项目就尤为重要。
5.3 里程碑清单
通过里程碑清单，确保所有项目干系人对项目重要时间节点有一致的认识。里程碑清单列出了所有的里程碑，并指明里程碑属于强制性（合同要求）还是选择性（根据项目要求）。里程碑清单一般由项目管理团队指定和版本并定期更新。
5.4 报告系统
对于和界面管理有关或者用于界面管理监控工作所收集的信息需要分类整理并编制报告并及时分发给相关人员。这样可以使相关人员尽快对出现的问题做出反应。报告需要向每个接受者全面、准确且及时提供信息。报告的格式可以从简单的状态报告到详细的描述报告。简单界面管理情况的监控和报告可以通过日志的形式来完成。详细的描述报告中可能包括：被识别的界面问题、重要性程度、需要采取的行动、需用人员和设备资源、最终完成期限、负责人等。
6.界面管理的优点
正确的实施项目界面管理有许多优点，特别是当一个项目有很多参建单位的时候，这些优点尤为明显。首先，界面管理可以帮助项目管理者监控项目绩效，并且更容易发现项目执行过程中的问题。其次，界面管理是要求在项目所有参建单位之间进行有意义的信息沟通，不浪费时间在对项目进展无益的事情上以提高效率。在项目起动阶段越早的重视界面管理，是促使以后成功完成项目的一个重要因素。如果没有进行界面的管理，则会导致冲突的频繁发生而使项目成果不能按期交付。只有有效的界面管理才能确保项目的成功，而且项目规模越大，干系人越多，界面管理扮演的角色也就越重要。
7.结束语
项目管理者会越来越多的重视项目界面管理工作。通过管理和监控项目界面情况，可以帮助项目干系人深入了解项目的复杂程度和综合关系。而对于项目复杂程度和综合关系的深入理解可以催进项目干系人之间的良好协调和合作。界面管理虽然不是时间、成本和质量金三角中的一部分，但它确是一个重要的管理过程组和其他管理过程组一样保证项目的顺利进展，相信界面管理一定可以在未来的项目实施过程中发挥更大的积极作用。
参考文献：
[1] （美）项目管理学会：《项目管理知识体系指南》.《电子工业出版社》，2009，(4)
作者简介：
孙永（1979-），男，汉族，江苏徐州人，工学士，工程师，就职于中国石油天然气管道第二工程公司。