摘要：施工资料是施工企业对工程档案约定俗称的叫法，是工程建设过程中形成的宝贵信息资源，但其管理制度和工作并不完善，没有引起施工企业和管理人员足够的重视，它对工程的重要价值和作用也没有真正被体现和发挥出来。加强施工资料的管理就要从多方面努力，为北京市现代化建设作出应有的贡献。
关键词：施工企业 施工资料 资料管理
建筑工程施工过程中，各环节的工作都决定着工程的质量，与人民的生命财产息息相关。施工资料是施工企业对工程档案约定俗称的叫法，是工程建设过程中形成的宝贵信息资源，但其管理制度和工作并不完善，没有引起企业和管理人员足够的重视，它对工程的重要价值也没有真正被体现出来。因此，对施工资料管理问题进行研究，目的是寻求行之有效的管理新体制、新模式，为完善建筑工程档案的管理提供依据，提高工程管理的质量。
一、北京市施工企业施工资料管理现状
基于施工资料的重要作用，一些施工企业重视施工资料的管理，制定了有效的施工资料管理办法，使得工程质量有所提高。但是由于建筑行业在管理过程中的种种因素，目前各企业档案管理工作发展不平衡，有的企业档案管理工作还比较薄弱，还需要探索施工资料管理的新途径。
1.施工资料管理工作的欣喜之处
目前，北京市大中型建筑施工企业，均为承担工业与民用建筑、地下铁道、市政工程基础施工、设备安装、机械运输等多元经营的综合性企业。据笔者调查，资质一级、信誉一等一级的建筑施工企业大都设立了公司综合档案科(室)、隶属公司经理办公室，并设有专兼职档案人员，技术职称为初中高级。
一些施工企业的资料室集中统一管理各类施工资料，施工资料员积极贯彻国家颁发的《建筑工程资料管理规程》中施工资料的规定来收集资料。资料员按照其中的收集、归档规则进行文档整理，将文件科学分类编目，统一整理立卷。这一现象说明目前多数施工资料员能够贯彻国家法规，在工作时对资料的划分范围比较明确，了解资料管理的基本流程和工作。
2.施工资料管理工作中存在的问题
由于建筑施工企业在管理过程中的种种因素，使施工资料的管理工作存在如下问题。
(1)施工资料失真现象时有发生
有些施工资料在形成过程中由于制作份数不够，或因保管不慎丢失，在竣工移交时就时常以复印件代替：有的施工单位的资料员图方便，懒得找人签字，就自己代笔造成签字不严肃，特别是当项目负责人不在现场时，工作人员随意代签，尤其是一些重要性文件如一些审批文件、竣工图章的签字等；有的档案部门收集施工资料时发现有代签现象，也没有要求资料退回重新整理。这些代签名的现象使施工资料失去真实性，同时影响了档案保管期限，一旦工程出现问题要追查相关人员的责任时，就会分不清责任，从而加大处理事故的难度，影响档案的真实性和档案的法律效应。
(2)施工资料的移交存在滞后性
笔者在北京市城建档案馆调研时，档案人员反映有些施工资料不能够按时被报送至建筑单位，有关部门在预验收制度的执行上出现脱节。施工资料移交不及时，主要有三个原因。第一，资料繁多复杂，整理起来费时费力，资料员没有足够的耐心精挑细选；第二，有些施工企业的施工资料分散于各岗位文员手中，他们对施工资料的管理规定和流程大都一知半解；第三，待工程收尾时，工作人员陆续撤离，有些资料的签字手续还不完备，以致拖延了资料整理时间，从而影响了工程档案归案的及时性和完整性。
(3)施工资料量较大但质偏低
笔者在调研中发现，随着施工资料数量的日趋庞大，一些企业的资料质量却不断下降。比如，施工资料堆放在库房、工地上，导致纸张蒙上灰尘、受到虫咬，影响了施工资料的外在质量；又比如，代签字现象、失真现象的时有发生，使得施工资料的内在质量受到损害。
目前，施工资料种类繁多复杂，尽管已经规划了接收的范围和内容，但施工日志就成千份，有些是必须归档的，有些则是自行保留的。资料员不加选择地一概要求接收，造成一些无保存价值的工程资料也进入档案，影响了资料的优化管理。
二、北京市施工企业
施工资料管理问题的解决措施
施工资料管理是一个过程，是让别人与自己一道去实现既定的目标，是施工企业有组织的集体活动。施工企业必须在多方面做出努力，如制订一些具体措施，包括法律法规、制度保障措施、人员规章等，确保施工资料的收集、整理、利用步入良性循环的轨道，为北京市现代化建设作出应有的贡献。
1.明确施工资料管理的规范制度
针对施工资料的真实性、及时性问题，施工企业应明确资料员责任和归档范围，根据《建筑工程资料管理规范》准备施工资料，实现优化管理。企业相关职能部门应结合工程质量和进度、安全与文明等考核工作对施工资料管理情况进行跟踪检查，针对发现的问题要求限期整改。
例如：在项目施工过程中，施工资料员必须做到，要求须责任人签字的一律由责任人本人签字，绝不允许代签，确因特殊原因，责任人必须出具委托授权书，由受托人代签，授权委托书应连同竣工文件一并保存，这就明确了法律责任，提高了施工资料管理的严肃性。
2.对施工资料管理工作进行统筹规划
施工资料涉及工程建设的方方面面，贯穿于工程建设的全过程，因此其管理工作也应强调过程管理。特别是在项目建设初期，遵循工程项目建设和档案形成的规律，对施工资料管理工作进行统筹规划、及早收集。具体可以采取以下措施：在每项工程项目的开始阶段，资料员就提前介入，做好准备工作；在项目实施工程中，做到施工资料管理与工程建设同步进行；在每项工程质量验收时，资料员要及时验收相应的资料。这样的过程管理，可以确保施工资料的完整性、准确性、系统性、安全性和有效性。
3.施工企业应加强对资料员的管理工作
随着工程图纸、施工记录、验收记录等资料种类的日趋复杂，工程档案员、施工资料员、监理人员等职能的相互转化和不断扩大，很多专业人士很想在短时间内全面掌握工程资料，却又苦于没有机会接触大型工程，很难在管理模式上取得突破与创新，从而无法跟上建筑行业发展的需求。
笔者认为，施工企业应该率先实行上岗证制度，保证资料员应具备的基本理论知识。同时，要着重加强对资料员的实操培训，为他们制造管理大型工程资料的机会，使其了解电子文件形成的规律、特点和文件处理的过程、方法，以适应现代化施工资料管理工作发展的需要。
4.在移交前作好施工资料的审核工作
在建设单位检查施工资料前，施工企业的资料员应首先进行自检，根据归档范围和内容认真对照审核。重点审核施工档案分类是否齐全、系统是否完整、内容是否真实、能否准确地反映工程建设活动和工程实际状况：竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求，图面是否整洁、盖有竣工图章；文件的形成、来源是否符合实际；要求单位或个人签章的文件，其签章手续是否完备：文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合要求，如发现漏、缺部分，应立即要求补缺补漏。
5.重视工程项目中施工资料的保管
为确保施工资料的安全，最大限度的延长寿命，施工企业应加强库房的科学管理，切实做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物及防污染等与资料保管相关方面的管理工作，加强库房技术管理，掌握温湿度变化情况，每年进行一次综合分析，制定综合管理计划，从而有效地提供施工资料，顺利做好归档和移交工作。
作为施工企业应该认识到施工资料管理的重要性，资料员、档案工作者和工程建设者应该本着“对历史负责，为现实服务、替未来着想”的宗旨，共同做好工程建设项目中的施工资料管理工作。